„Shreddergate“ und die Verwaltungsorganisation

von Peter Bußjäger, 25.07.2019

Im Folgenden werden ein paar Rechtsfragen behandelt, die sich rund um „Shreddergate“ stellen.

Zum Sachverhalt wissen wir lediglich, dass ein Mitarbeiter des Bundeskanzleramtes unter falschem Namen fünf Festplatten in einer privaten Firma shreddern ließ. Laut Informationen der ÖVP soll es sich um Druckerfestplatten gehandelt haben.

Das Verhalten des Mitarbeiters lässt nur einen Schluss zu: Er wollte Daten vernichten und zwar in einer Weise, die eine Rekonstruktion unter allen Umständen ausschließen sollte. Dies lässt viele Spekulationen über die dahinterstehenden Motive und den Inhalt der Daten zu.

Aber befassen wir uns lediglich mit den verwaltungsorganisatorischen Aspekten:

Der Umgang mit Daten in der Verwaltung ist unter verschiedenen rechtlichen Aspekten relevant: Etwa im Hinblick auf das Datenschutzrecht (das hier nicht weiter behandelt wird), vor allem aber auf das Organisationsrecht.

A. Kanzleirecht

Relevant ist zunächst einmal die Büroordnung 2004, die auf der Grundlage des § 12 Bundesministeriengesetz erlassen wurde. Sie regelt die Behandlung der von den Bundesministerien zu besorgenden Geschäftsfälle und gilt auch für das Bundeskanzleramt. Die Büroordnung ist bereits auf den elektronischen Akt abgestimmt und sieht vor, wie „Geschäftsfälle“, das sind die „auftretenden Ereignisse, die zu einem nach innen oder nach außen gerichteten Verwaltungshandeln führen“ (§ 2 Abs. 2) zu behandeln sind. Ohne ins Detail zu gehen, kann gesagt werden, dass bereits die Büroordnung eine Unterscheidung zwischen Geschäftsfällen vornimmt, die im ELAK-System abzulegen sind, und solchen, für die das nicht gilt (§ 3). Grundsätze der elektronischen Aktenbearbeitung sind das Registrieren und Protokollieren von Geschäftsstücken (§ 10, 11) sowie die Erledigung (§§ 16 ff.).

Es gibt ein elektronisches Archiv (§§ 25 ff.), hier befindet sich auch schon die Schnittstelle zum Archivrecht: Akten, die keiner weiteren Bearbeitung bedürfen, sind im ELAK-System zu archivieren (§ 25 Abs. 1). Jeder Akt ist mit einer Aufbewahrungsfrist zu versehen und spätestens bei der Ablage mit den Vermerken „archivwürdig“, „zur Skartierung frei“, „Datenschutz“ oder unter „Verschluss ins Archiv“ zu versehen (§ 25 Abs. 2).

Die elektronische Ablage ist jährlich auf die Erforderlichkeit der weiteren Aufbewahrung der Akten zu überprüfen. Vor einer beabsichtigten Vernichtung von Akten ist das Österreichische Staatsarchiv zu verständigen, dem Gelegenheit zu geben ist, Akten, die vernichtet werden sollen, zu sichten und bei Bedarf zu übernehmen. Davon kann abgesehen werden, wenn ein elektronischer Akt als nicht archivwürdiges Schriftgut iS der Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges Schriftgut des Bundes, BGBl II Nr. 366/2002, gilt.

B. Archivrecht

Die zuletzt genannte Verordnung regelt in der Anlage, welches Schriftgut von vornherein nicht archivwürdig ist, darunter zB „veröffentlichtes Schriftgut und Kopien“ ( Z 1), „dienststelleninterne Korrespondenzen, Unterlagen, Rundschreiben und Informationen, Einladungen, Adress- und Anwesenheitslisten und sonstige dienststelleninterne Aufzeichnungen wie Urlaubsscheine, Zeitkarten und vergleichbare Unterlagen“ (Z 6) uam.

Diese Unterlagen dürfen in jedem Fall vernichtet werden.

Im Übrigen gilt § 6 Abs 3 BundesarchivG, wonach das Schriftgut, das unmittelbar beim Bundespräsidenten, Bundeskanzler, Vizekanzler, bei einem Bundesminister oder Staatssekretär in Ausübung ihrer Funktion oder in deren Büros anfällt und nicht beim Nachfolger verbleiben soll, unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der Funktion dem Österreichischen Staatsarchiv zu übergeben ist (gleichlautend übrigens Anlage zu § 2 Abs. 1 Bundesarchivgutverordnung, BGBl. II Nr. 305/2017, Z. 5).

Damit soll sichergestellt werden, dass dieses sensible Material grundsätzlich der Nachwelt erhalten bleibt. Die Abgabepflicht ist jedoch in zweierlei Hinsicht eingeschränkt: Erstens muss es sich um Schriftgut handeln, das in Ausübung der betreffenden Funktion angefallen sein muss (also nicht unbedingt solches, das in Ausübung der Funktion etwa als Parteifunktionär angefallen ist). Eine zweite Einschränkung erfolgt durch den Begriff des „Schriftgutes“ selbst, das in § 2 Z. 2 Bundesarchivgesetz dadurch definiert ist, dass „persönliche Unterlagen wie beispielsweise Aufzeichnungen und Notizen“ von vornherein ausgenommen sind.

C. Schlussfolgerungen

Auf einer Festplatte (egal ob Drucker oder Notebook) können sich grundsätzlich nur solche Informationen befinden, die – korrekte Vorgehensweise vorausgesetzt, die sich bei einer Untersuchung der Aktenführung in der betreffenden Organisationseinheit möglicherweise klären ließe – in einem elektronischen, gegebenenfalls auch händisch geführten Akt abgespeichert sind, bzw. Informationen, die privater Natur sind oder keiner Ablage in einem Akt bedürfen.

Im Übrigen ist eine Festplatte archivrechtlich irrelevant. Es wäre auch kein Archiv in der Lage, mit einer Druckerfestplatte etwas anzufangen, weil diese Daten unstrukturiert sind. Archivalisch von Nutzen sind nur Informationen, die geordnet und nach einem System angelegt übergeben werden.

Damit ist selbstverständlich nicht gesagt, dass der Vorgang nicht auch nach anderen Rechtsvorschriften zu beurteilen ist (z.B. Datenschutzrecht). Ebenso ist nichts über das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber dem privaten Unternehmen ausgesagt sowie seine sonstigen Motivationen.

Es wäre jedoch völlig lebensfremd, anzunehmen, dass nicht jeder vorhersehbare oder unmittelbar anstehende Regierungswechsel dazu führt, dass im unmittelbaren Bereich der politischen Administration peinlichst genau darauf geachtet wird, möglichst keine sensiblen Informationen zurückzulassen. Insoweit dürfte es in der Vergangenheit mehrfach zum „Shreddern“ von Festplatten oder vergleichbaren Handlungen gekommen sein. Die Besonderheit des vorliegenden Falles liegt eindeutig in den Begleitumständen.

 

Informationen zu Peter Bußjäger

Univ.-Prof. Dr. Peter Bußjäger ist Direktor des Institutes für Föderalismus und Professor am Institut für Öffentliches Recht, Staats- und Verwaltungslehre der Universität Innsbruck.




peter.bussjaeger@foederalismus.at

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