Die digitale Aktenbearbeitung im Vorarlberger IT-Verbund Land - Gemeinden

von Andreas Wagner, 03.07.2017

2009 fiel die Entscheidung für die gemeinsame Entwicklung von V-DOK (Vorarlberger Dokumentenmanagement), dem elektronischen Akt (ELAK) für die Vorarlberger Gemeinden und das Land Vorarlberg. Inzwischen arbeiten 50 der 96 Gemeinden Vorarlbergs mit ca. 900 Benutzerinnen und Benutzern sowie das Land Vorarlberg mit ca. 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf dem System. Damit wird in Vorarlberg ein digitales Aktenverwaltungssystem betrieben, das den mit V-DOK arbeitenden Gemeinden und den Dienststellen und Abteilungen des Landes ermöglicht, Geschäftsstücke einfach, medienbruchfrei und effizient digital bearbeiten und austauschen zu können.

Von der Vorbereitung, der Ausschreibung, der Projektabwicklung, den Mitarbeiterschulungen bis zum Betrieb der gemeinsamen Lösung fand eine sehr enge und gute Zusammenarbeit zwischen Land und Gemeinden statt. Das Projekt, mit einer Gesamtdurchlaufzeit von ca. acht Jahren, wurde in folgenden Phasen abgewickelt:

In Phase I wurde ein Pilotprojekt zum Sizing der gesamten Lösung abgewickelt. Dabei wurden die notwendigen Feinkonzepte ausgearbeitet und die Grundfunktionalität des eingesetzten Produktes hergestellt. Bei sieben Gemeinden wurde ein Pilotbetrieb eingerichtet zum Zwecke des Proof of Concepts. Da im Land Vorarlberg zu dieser Zeit bereits seit mehreren Jahren ein elektronisches Aktenverwaltungssystem eingesetzt wurde, fand dieser Pilotbetrieb ausschließlich bei den Gemeinden statt.

Die Phase II unterteilte sich in die Bereiche Gemeinden und Land:

Dabei wurden zuerst für die Gemeinden, basierend auf den Erkenntnissen aus Phase I, benötigte Funktionserweiterungen umgesetzt und mit dem Rollout in den Gemeinden begonnen. Begleitende Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fanden zu diesem Zeitpunkt durch Präsenzveranstaltungen statt. Durch die sukzessive Einführung in den Gemeinden konnten die Schulungen mit einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt werden.

Bei der Umsetzung für das Land musste eine gänzlich andere Situation berücksichtigt werden. Es musste ein bestehendes, etabliertes System, das in der gesamten Landesverwaltung im Einsatz stand, auf das neue System migriert werden. Trotz des Projektzieles, sich möglichst nah am Standard des Produktes zu orientieren, waren zur Abdeckung der Funktionalitäten des bisherigen Systems ca. 50 Funktionserweiterungen notwendig. Zudem mussten auch zahlreiche Fachanwendungen berücksichtigt werden, die auf dem Altsystem basierten oder angebunden waren. Einige davon konnten mit Boardmitteln bzw. kleinen Adaptierungen abgedeckt werden, andere wurden abgelöst. Äußerst zeitintensiv gestalteten sich die Vorbereitungen zur Datenmigration. Obwohl die Basis des zugrundeliegenden Produktes die gleiche blieb, kann der Individualisierungsgrad des Altsystems als sehr hoch bezeichnet werden. Dadurch stand für sehr viele Eigenschaften kein Standardmigrationspfad zur Verfügung. Das bedeutet, dass jede dieser Eigenschaften manuell einer Zieleigenschaft zugeordnet werden musste. War dies direkt nicht möglich, kamen zusätzlich Scripts zum Einsatz. Hinzu kamen vorbereitende Anpassungen im Altsystem, welches sich zu diesem Zeitpunkt noch im Produktivbetrieb befand. Aufgrund der hohen Komplexität musste ein großes Augenmerk auf die Qualitätssicherung gelegt werden.

Von der Umstellung auf V-DOK waren in der Landesverwaltung ca. 1.400 Benutzerinnen und Benutzer betroffen. Es war nicht möglich, z.B. abteilungsweise den Wechsel auf V-DOK durchzuführen, es konnte nur der gesamte elektronische Akt im Zuge einer Big-Bang-Umstellung unter einmal vollzogen werden. Darauf musste auch bei der Schulung Rücksicht genommen werden. Deshalb fiel die Entscheidung, diese mittels E-Learning durchzuführen. Bei der Entwicklung der Schulungskapitel und Lektionen wurde darauf geachtet, dass diese auch nach der Umstellung im Landesumfeld für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinden und des Landes eingesetzt werden können.

Mit Abschluss der Phase II wurden zwei softwaretechnisch idente V-DOK Systeme betrieben. Über das eine arbeiteten die Gemeinden, über das andere die Landesverwaltung Vorarlbergs.

Die Phase III bestand aus der Zusammenführung der Systeme der Gemeinden und des Landes. In dieser abschließenden Phase wurden nun diese beiden Systeme zusammengeführt. Damit wurde die technische Basis geschaffen, Geschäftsstücke einfach, medienbruchfrei und effizient digital bearbeiten und austauschen zu können. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt wird das noch per Konfiguration verhindert, da derzeit die organisatorischen Rahmenbedingungen und abzuwickelnden Prozesse genau betrachtet werden, bevor die Anpassungen für diese Art der Zusammenarbeit in der Systemkonfiguration durchgeführt werden.

Weitere Synergien, die sich auch kostenmäßig positiv auswirken, ergeben sich aus der gemeinsam genutzten Infrastruktur des Systems. Die Betriebsführung ist günstiger, das Monitoring des Systems wird gemeinsam durchgeführt, Schnittstellen können teilweise ebenfalls gemeinsam entwickelt und genutzt werden.

Informationen zu Andreas Wagner

Andreas Wagner ist Leiter des Fachbereichs Anwendungen / Services in der Abteilung Informatik beim Amt der Vorarlberger Landesregierung




andreas.wagner@vorarlberg.at

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